Studio de numérisation des Archives des Franciscains (France/Belgique)

Pourquoi un studio de numérisation des archives franciscaines en France ?

Studio de numérisation des Archives des Franciscains (France/Belgique)

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But : Créé en 2010 par le frère Benoît DUBIGEON, alors Ministre provincial des Franciscains, ce studio poursuit deux objectifs:

    1- Conserver nos archives franciscaines &

    2- Les communiquer aux chercheurs, enseignants et étudiants ainsi qu'à toute personnes intéressée par les archives liées au franciscanisme en France.

Sujets : Histoire, arts, théologie, philosophie, conférences, films, cassettes audio ou vidéo franciscains.

Epoque : Quelques documents très anciens sont dans notre fond, mais surtout à partir de 1850, date du retour des Franciscains en France après la Révolution française.

Voici le principe de notre travail : la numérisation des Archives franciscaines a le triple but de les conserver de manière moderne, de les rendre plus vivantes afin de les communiquer à des chercheurs, enseignants, étudiants et public divers et varié. Lien entre ce travail et nos différentes bibliothèques et l'Ecole Franciscaine de Paris créée depuis 2010.

- A quels besoins cela répond-il ?

Les archives sont riches d'une expérience 8 fois séculaire de l'Ordre des Franciscains, notamment en ce qui concerne les missions dans de très nombreux pays dits autrefois "de mission", depuis le retour en France des Franciscains vers 1850. En réactivant ces archives, l'on donne la possibilité à des chercheurs modernes de s'approprier cette histoire et la culture de ces pays concernés de façon renouvelée, grâce à Internet.

- Qui a identifié ce besoin ?

Cette politique de conservation, numérisation, compression, indexation & numérisation a été désirée et impulsée par le Président de l'Association (également Ministre provincial des Franciscains) et son Conseil. Elle est suivie et enrichie par le travail des deux Archivistes de la Province franciscaine et appuyée par le travail à temps plein d'un salarié, technicien en informatique et de bénévoles.

Presque inventoriées, classées et cataloguées par nos deux archivistes, nos archives concernent les 2/3 ouest de la France. Dans 2 mois, l'union des 2 Provinces regroupera nos fonds et l'on verra s'étendre le fonds d'archives à toute la France et la Belgique dans ses intérêts culturels, sociologiques et historiques. Commencée en novembre 2010, nous sommes dans la 3ème année de numérisation. Le rythme de numérisation est maintenant plus performant, malgré des documents parfois abîmés, trop fins ou à cause d'une longue manipulation (rythme d'1 ml / semaine). Nous avons bien avancé les pays "de mission" : Japon, Chine, Vietnam, Canal de Suez, Maroc, Québec, Afrique occidentale. Les documents sont compressés, indexés grâce au logiciel "Therefore" dans une base de données et stockées sur un serveur dédiéà ces données (hors connexion internet). 2 copies des données, dont 1 en externe, sont conservées. Des mots clefs permettent une recherche rapide des documents selon la classification proposée par le Manuel des Archivistes de l'Eglise de France publié en 1980, complété et adapté par la suite.- Les documents sonores (K7, disques) ou audio-visuels (cassettes vidéos, films,...) sont numérisés également en double tâche des documents papiers. L'achat récent de matériel Vintage permet désormais de numériser par nous-mêmes (sans extemaliser) les films 16 mm & super 8. Le catalogue est désormais mis sur internet.

 Quel est le public bénéficiaire ?

 -  Etudiants, enseignants et chercheurs religieux et/ou universitaires en histoire médiévale ou plus récente, en théologie et philosophie franciscaine, en missiologie et culture franciscaine (notamment dans les pays "émergents"), dans les domaines de l'art, de l'iconographie et de la musicologie franciscaine.

-  Le fait d'adosser l'Ecole Franciscaine de Paris" (sur toute la francophonie), les bibliothèques, le service de numérisation des archives, les colloques, les conférences et les groupe de travail, crée une émulation et une synergie appelantes pour le public qui trouve ainsi de la matière propre à leurs études sur des sujets qui ont été insuffisamment travaillé (retour des religieux après la révolution française, après l'expulsion au début du XXème, l'histoire des prêtres ouvriers, la vie religieuse pendant la guerre et la déportation, etc).

Quels sont les moyens mis en œuvre ?

-  L'équipe : depuis 2,5 ans un salarié (technicien en informatique) travaille à temps plein à la numérisation des archives; 2 frères franciscains archivistes sont les âmes de ces archives; 3 bénévoles (gestion du catalogue, aide à la numérisation) ; un autre frère franciscain, à l'initiative de cette politique, assure l'administration et le suivi de l'ensemble.

-  Techniques : cette année, nous nous sommes muni d'un ordinateur MAC puissant pour gérer l'ensemble de la numérisation, un ordinateur serveur PC dédié uniquement au stockage et à l'indexation par le logiciel THEREFORE & IRIS POWER SCAN, un ordinateur PC portable dédiéà la numérisation des diapositives, des films super 8 & 16mm. Pour la numérisation des documents papiers, nous nous sommes muni de deux appareils photos, un CANON reflex qui est émule directement sur un PC et un autre appareil photo multi tâches, notamment pour des reportages et numérisation de documents A3, A2, voire même A1. Nous avons également acheté d'occasion une table lumineuse pour travailler sans reflets. L'équipement s'est amélioré.

Zone géographique de réalisation de l'action : la pièce principale de numérisation a été entièrement refaite avec insonorisation, isolement, protection par grilles contre le vandalisme. Le sous-sol est maintenant entièrement équipé en trois grandes salles grâce à des déshumidificateurs pour la protection contre l'humidité des 300 rrif d'archives. Elles sont donc disponibles pour accueillir les Archives franciscaines de toute la France et même de la Belgique francophone. Reste une petite salle d'entrepôt à mieux équiper pour ranger le matériel Vintage que nous avons en réserve.

Lancement de l'opération : 2 novembre 2010

Durée prévue : 10 années minimum

 Méthode d'évaluation et indicateurs choisis au regard des objectifs ci-dessus : depuis deux années & demi, nous numérisons en priorité tous les documents de missiologie, liés aux missions que nous avons fondées à partir de la deuxième moitié du XIXème siècle en Asie, en Afrique, au Moyen Orient, en Amérique du Nord. Le travail avance à un rythme plus soutenu qu'auparavant, grâce notamment à un meilleur équipement et une numérisation plus rapide par appareil photo. L'archiviste-adjoint supervise le travail de notre salarié et des trois bénévoles: il fournit le travail à ceux-ci, donne les mots clefs pour une bonne indexation des documents numérisés et assure le lien avec toutes les personnes en externe qui se tournent vers nous pour obtenir des documents dans le cadre de leur recherche. Le Président de l'Association se rend plusieurs fois par jour au studio de numérisation pour s'assurer avec son salarié de la bonne maintenance du matériel, du bon rangement des fichiers informatisés, des copies de sauvegarde régulières sur des disques durs externes. Il assure la mise en ligne de nos catalogues sur Internet. Il assure également les relations extérieures, notamment avec les Archives Nationales de France, ceux qui réalisent en ce moment notre futur site internet (prévu au printemps 2013) et avec ce bénévole qui a réalisé la base de données et la mise en ligne de celle-ci du catalogue de nos archives.

Informations complémentaires :

- Notre salarié prend de nombreuses initiatives en faveur d'une substantielle amélioration de notre mode de fonctionnement grâce à l'achat de matériel, souvent d'occasion (Vintage). Ses propositions sont vérifiées par le Président de l'Association qui les valide ou non.

Nous travaillons actuellement pour que la communication vers l'extérieur soit considérablement améliorée, grâce à la mise en ligne d'un site qui donne à voir des extraits de vidéos, des extraits sonores et des écrits de nos archives. Ce site facilitera la connaissance du trésor culturel, historique et religieux de notre Ordre huit fois séculaire.

-  Cette année, nous avons investi de l'argent dans la formation de notre salarié en ce qui concerne la gestion de documents vidéos (formations sur divers logiciels de la suite ADOBE, AUTODESK 3DS MAC).

-   Un article dans la presse journalière catholique a permis une première médiatisation de notre travail. Cet article a été communiqué au Directeur-Adjoint des Archives Nationales de France qui a été lui-même interviewé pour cet article.